Bentornato, dedaliano!
Ci capita spesso di far fronte alle domande degli autori riguardo al funzionamento di Microsoft Word (il programma che anche noi alla Dedalo usiamo per revisionare ed editare i testi) e della sua funzione “Revisioni”, e così ho pensato di condividere con te un semplice tutorial pronto all’uso.

L’idea è quella di aiutare chiunque vi si approcci per la prima volta e, perché no, anche chi lo usa spesso senza farlo appieno.
Qui alla Dedalo usiamo le versioni Microsoft Word 2016, 2019 oppure la 365 professionale; questo tutorial è tuttavia valido per tutte le versioni di Word, non temere!

Partiamo dalle basi: cos’è la funzione Revisioni

La funzione Revisioni di Word è utile a tenere sotto controllo tutti i cambiamenti che vengono effettuati sul testo.
Per noi Editor è fondamentale attivare la funzione Revisioni per permettere al file di registrare tutte le modifiche, le eliminazioni, le aggiunte o gli spostamenti. Questo permette poi all’editor e all’autore stesso di tenerne traccia nel tempo.
Nel nostro caso, visto che una delle 10 regole del mestiere dell’editor è il lavoro di squadra, diamo in questo modo allo scrittore l’occasione di rispondere alla prima fase di editing tenendo “accesa” la funzione di Revisioni.

La funzione è utile, però, anche nel caso di revisioni in autonomia, così da sapere cosa si è cambiato e magari scrivere accanto anche il perché, usando i commenti semplici come annotazioni personali.

Come si attiva la funzione Revisioni

Per attivare la funzione Revisioni basta dare uno sguardo alla barra alta di Microsoft Word, cliccare sulla scheda “Revisione” e poi sul pulsante Revisioni, che attiverà la funzione. In alternativa, se stai usando un dispositivo Windows, puoi anche premere CTRL + MAIUSC + E.
Entrambi i metodi disattivano la funzione se questa è già attiva.

Che succede una volta attivata? Da questo momento in poi, il programma registrerà ogni cambiamento effettuato sul testo. Comodo, no?

Cerchiato in rosso e indicato dalla freccia puoi vedere il pulsante per attivare la funzione Revisioni

Cosa vedrai una volta attiva la funzione

Di base, il programma ti permette di avere tre tipi di visualizzazione all’interno del testo: ora ti mostro le differenze.
Puoi decidere, ad esempio, di vedere tutte le modifiche nelle aree dei commenti (cioè a lato): clicca su Mostra commenti > Aree commenti > Mostra revisioni nelle aree commenti.

Ecco il percorso da effettuare per selezionare l’opzione “Mostra revisioni nelle aree commenti”

Questo come si traduce, a schermo?
Vedrai indicate a lato le eliminazioni, mentre nel testo le aggiunte (con un colore brillante, di solito rosso o blu) e un colore più tenue per gli spostamenti (di solito il verde).

Ecco come apparirà un testo modificato selezionando “Mostra revisioni nelle aree commenti”

Puoi decidere, come seconda opzione, di vedere tutti i cambiamenti all’interno del testo: clicca su Mostra commenti > Aree commenti > Mostra tutte le revisioni all’interno del testo.

Ecco il percorso da effettuare per selezionare l’opzione “Mostra tutte le revisioni all’interno del testo”

Questo come si traduce, a schermo?
Vedrai in barrato le eliminazioni, e lo stesso stile della prima opzione per il resto.

Ecco come apparirà un testo modificato selezionando “Mostra tutte le revisioni all’interno del testo”

La terza opzione è quella più particolare, perché mostrerà a lato solo i cambiamenti di formattazione e i commenti semplici; tutto il resto sarà riversato all’interno del testo.
Ti ricordo che dal punto di vista pratico la scelta delle visualizzazioni non cambia nulla, è solo una questione di gusti: io per esempio preferisco la prima, ed è così che lavoro nella maggior parte dei casi.

Come accettare o rifiutare le modifiche

E se non ti andasse bene quello che è stato modificato?
Nessun problema: la funzione permette di accettare o rifiutare con un click ogni singola operazione registrata nel testo. Se vuoi confermare un cambiamento e non ti interessa più tenerne traccia, ti basterà cliccare su “Accetta“, il simbolo di una pagina bianca con un visto.

Cliccando sul tasto che vedi nell’immagine, accetterai la singola revisione e passerai alla successiva.

Se invece vuoi rifiutare il cambiamento e non ti interessa più tenerne traccia, basta cliccare su “Rifiuta” e si causerà l’effetto opposto.

Cliccando sul tasto che vedi nell’immagine, rifiuterai la singola revisione e passerai alla successiva.

C’è di più: puoi anche accettare o rifiutare tutte le Revisioni in una sola volta, senza doverlo fare una per una. Per farlo è sufficiente cliccare sulla freccia nera appena sotto ai pulsanti di “Accetta” o “Rifiuta” e selezionare il comando apposito.

Questo è il percorso per trovare “Accetta tutte le revisioni”. Poco più a destra sono visibili anche i tasti “Precedente” e “Successiva”.

Cliccando su “Accetta tutte le revisioni” confermerai tutti i cambiamenti effettuati sul testo in un solo click; allo stesso modo si può effettuare la scelta inversa, cliccando sul menù accessibile sotto a “Rifiuta” e cliccando su “Rifiuta tutte le revisioni“.

Se comunque preferisci approfondire una modifica per volta, ci sono anche i tasti “Precedente” e “Successiva“, che ti permettono di navigare tra i cambiamenti senza accettarli né rifiutarli.

Il riquadro delle Revisioni

Se i modi di visualizzare le revisioni all’interno e a lato del testo non ti dovessero bastare, puoi sempre usare il Riquadro delle Revisioni, che puoi tenere attivo o meno durante il lavoro.

Percorso per trovare il Riquadro delle revisioni e come appare a schermo.

Personalmente ti consiglio di attivarlo solo quando vuoi capire il numero dei cambiamenti effettuati al testo e per darvi una rapida occhiata in colonna: tenere sempre attivo il riquadro, infatti, porta un rallentamento eccessivo del programma.
In ultimo, trovi anche l’opzione per inserire il riquadro in orizzontale, cliccando sulla solita freccia nera di approfondimento situata a destra del pulsante.

Altre opzioni

Finiamo con una rapida carrellata delle altre opzioni di visualizzazione delle Revisioni. Nel menù che ti ho già indicato ci sono altre spunte: vediamo a cosa servono!

Primo menù relativo alla visualizzazione

Come vedi, cliccando sulla freccia nera di fianco a “Tutti i commenti“, che è l’opzione selezionata di base, troverai tutte le altre disponibili.

  • Commenti semplici” ti lascia visualizzare i soli commenti inseriti al testo, ma non le eliminazioni o spostamenti che abbiamo visto in precedenza.
  • Nessun commento” ti permette di nascondere tutti i commenti a lato; non saranno visibili nemmeno i commenti semplici al testo.
  • Mostra originale” ti consente di vedere il testo nella sua versione iniziale, come se nessuno l’avesse mai toccato.
Secondo menù relativo alla visualizzazione

Il menù che vedi qui sopra l’abbiamo già incontrato all’inizio, per guardare da vicino le due opzioni principali delle Revisioni; ora ti spiego a cosa servono le altre spunte.
Puoi notare infatti come accanto a “Commenti“, “Inserimenti ed eliminazioni” e “Formattazione” siano visibili, di base, delle spunte nere.
Cliccando su di loro potrai nascondere dalla visualizzazione quella particolare voce, così da personalizzare tutto al 100%.
Io ti consiglio di lasciare tutto così com’è, ma se ti dovesse servire, ora sai come personalizzare l’interfaccia di Word dalla A alla Z!

Cosa fare di questo tutorial

Potrebbe venirti spontanea la domanda: e ora? Che ci faccio con queste conoscenze?
Detto fatto: sarai in grado di gestire le Revisioni di Word anche da solo; soprattutto, potrai consultare i file degli addetti ai lavori come noi con più consapevolezza.
Questi strumenti ci permettono infatti di lavorare alla perfezione ai testi degli autori e di fornire servizi di alto livello sia dal punto di vista dei contenuti che di funzionamento tecnologico: più comodo di così!

Penso di non aver dimenticato niente, ma… ehi, se ti viene in mente qualcosa, scrivilo qui sotto. In redazione siamo sempre disponibili a rispondere alle tue domande!
Qui puoi trovare i tutorial ufficiali di Microsoft; che resti tra noi, ma… non sono poi così esaustivi.
Ci vediamo in giro per il blog, e buone Revisioni.

Ti aspettiamo dall’altro capo del filo, dedaliano!

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